?

Log in

No account? Create an account
Previous Entry Share Flag Next Entry
Мой тайм-менеджмент
goliafffff
watch

Наверно среди читателей моего блога тоже есть люди, которые планируют свой день и стараются рационально тратить время. Хочу написать пару строк о том, как я веду свой тайм-менеджмент и планирую задачи.

Несколько лет назад ко мне в руки попала книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв», именно оттуда я в первые узнал, о ведении хронометража и тайм-менеджменте. Естественно мне захотелось оптимизировать свою жизнь, но, к сожалению, запала хватило лишь на 9 дней, потом всё потухло и сошло на нет. После этого я прочитал ещё одну книгу по тайм-менеджменту «Муза и чудовище», которую написала Яна Франк. Во мне опять проснулся дух оптимизации, но, увы, и на этот раз энтузиазма хватило в лучшем случае на неделю. Интересуясь темой учёта времени, просто невозможно пройти мимо ещё одной замечательной книги, она называется: «Эта странная жизнь», написана Даниилом Граниным. Книга представляет из себя биографию русского биолога Александра Александровича Любищева. Правда, запомнился Любищев не из-за выдающихся научных заслуг, а благодаря своей системе учёта времени. Каждая из перечисленных здесь книг является отдельной темой для разговора, поэтому я не буду останавливаться на их описании.

Надо отметить, что эти книги и методики, изложенные в них, я изучал и применял в течение нескольких лет, то забрасывая, то снова пытаясь упорядочить время, и лишь только в апреле этого года начал серьёзно заниматься планированием дел и вести ежедневный хронометраж. Толчком к такой перемене послужил учёт денег, которым я занимался уже около 9 месяцев. Стоит сказать, что деньги учитывать гораздо легче чем время: не так уж и сложно поле каждой покупки делать отметку в специальной программе на смартфоне. Многие покупки можно запомнить или просто положить чек об оплате в кошелёк. Можно даже в течение 3 дней ничего не вносить в программу, а потом сесть и спокойно вспомнить, на что и когда были потрачены деньги. С хронометражем такие номера не проходят – либо ты весь день записываешь, чем и когда занимаешься, либо ты полностью теряешь контроль. Подходящего софта для учёта времени я так и не нашёл. Есть одна неплохая программа под iOS, но, к сожалению, как-то она у меня не прижилась.

Раз уж я начал рассказывать про программное обеспечение для тайм-менеджмента, то самое время описать свою методику учёта времени. Моя система совсем не претендует на уникальность и представляет и себя набор известных инструментов. Каждый день я веду подробный хронометраж времени. В специальном блокноте на Evernote для каждого дня создаётся своя заметка, где я записываю начало и конец того или иного дела. Уже само наличие такого контроля подстёгивает к работе и помогает справляться с ленью. Вечером я провожу обобщение за день и вношу информацию в специальный экселевский файл. Файл представляет из себя таблицу: по горизонтали отложены дни недели, а по вертикали вопросы, на которые я пишу ответы в конце каждого дня.

Список вопросов имеет следующий вид:
• Что я буду делать сегодня?
• Что я сделал за сегодняшний день?
• Как это может сделать мою жизнь лучше?
• Доставило ли мне удовольствие то, чем я сегодня занимался?
• Что я не успел сделать сегодня?
• Почему я не успел это сделать?
• Что мне грозит из-за невыполненных заданий?
• Какое было самое яркое впечатление от этого дня?
• Основное впечатление от дня.
• Мысли, возникшие в течение дня.
• Сколько часов в день я работал?
• Как я отдыхал в этот день?
• Хронометраж из Evernote

После составления отчёта за прошедший день, я пишу небольшой план на следующий день, где указываю наиболее важные дела, которые надо будет сделать, и пытаюсь примерно распределить эти дела по времени. На всё про всё обычно уходит от 20 до 25 минут вечернего времени. Иногда ответы на вопросы получаются довольно большие и система учёта времени превращается в дневник. На каждую неделю у меня свою экселевский файл. В конце недели я делаю обобщение за 7 дней и отвечаю на те же самые вопросы, но уже в другом файле, где по горизонтали отложены недели. Как вы уже могли догадаться, аналогичная ситуация складывается в конце месяца. Месячный учёт записывается в отчёт за три месяца, отчёт за три месяца - в полугодовой отчёт, а полугодовой отчёт - в отчёт за год. Таким образом у меня есть примерные планы на год, более детальные планы на полгода, полугодовые планы, ещё сильнее детализируются на два временных отрезка по три месяца и так далее, до плана на неделю.

Что же дал мне учёт времени? Весь апрель этого года я каждый день записывал все свои дела. Не буду перечислять список всех дел, которые успел сделать за этот месяц - поверьте их было достаточно. Моя жизнь обрела целостность и направленность. Это очень приятное чувство, когда ты просыпаешься утром и чётко представляешь себе чем и когда будешь заниматься, понимаешь зачем тебе этого надо, и как эти действия повлияют на долгосрочную перспективу. Под конец апреля мне показалось, что я сделал такой объём работы, на который в обычном режиме трачу около 4 месяцев.

Однако, всё хорошее рано или поздно заканчивается. К сожалению, эта участь не миновала и мою систему учёта времени. Как только прошёл месяц, внутри меня словно прозвенел звонок, и я стал всё меньше и меньше тратить на хронометраж. Как будто сам сказал себе: «Ты выдержал месяц – ты молодец, дело сделано. Ты доказал себе, что можешь месяц прожить в подобном режиме. Теперь отдыхай.» Потом была пара попыток реанимировать систему, но больше чем на 5 дней меня не хватало. Мимолётный успех расслабил меня, и я перестал следить за собой. Тем не менее, я вынес для себя немало опыта. Система учёта времени должна быть максимально простой и отнимать у человека минимальное количество времени, в то же время стоит понимать, что это неустанный труд над собой, например, каждый вечер перед сном необходимо подводить итоги дня, иначе весь эффект сходит на нет.

Несмотря на трёхмесячный перерыв, учёт времени необходимо возобновлять. Чувство, когда у тебя всё под контролем – бесценно. Время в отличие от денег – ресурс не возобновляемый, и его расточительство приведёт к непоправимым последствиям. Помимо всего прочего: моя система нуждается в некоторых доработках. Во-первых, должна быть чёткая статистика того сколько времени уходит на каждый вид деятельности. Во-вторых, нужно не просто наблюдать за собой, но и ставить цели в виде количества времени, которое должно быть затрачено на выбранное дело. Надеюсь, что на это раз я продержусь гораздо больше месяца. По крайней мере, с каждым новым экспериментом над собой у меня получается всё лучше и лучше организовывать свою жизнь и время.


  • 1
У меня нет времени писать подробно, но в кратце я иду похожим путём. Учитываю траты, и много раз детально учитывал время кусками по 1-2 недели, но ежедневно слишком накладно. Согласен насчёт софта. Учитывать деньги можно простым spreadsdheet, для учёта времени ничего нет. Из учёта времени, который я таки делаю регулярно (уже 3.5 года) это табличка в OneNote, в которой такие колонки:
- день недели,
- дата,
- количество продуктивной работы за день (в процессе дня там всякие заметки о времени начала-конца интервалов, но в конце дня всё заменяется одним числом часов, resolution = 0.25, т.е. 15 мин),
- колонка "что сделано" - обычно около 5 строк по 1-4 слова, т.е. очень схематично по ключевым вещам.
В конце недели подбиваю общее число часов. Ещё - недавно добавил колонку "сколько часов сна я спал накануне". Очень полезная инфа, чтобы избегать хронических недосыпов.

Делаю это только по работе, не по личным делам, и это помогает stay focused on priorities, помогает не перерабатывать и не недорабатывать.


Важная мысль из опыта детального учёта времени: мне кажется, детально учитывать время каждый день - бессмысленно. Это слишком большой overhead. Нужно делать это изредка, каким-то куском по нескольким дням или неделе, анализировать, извлекать какой-то один урок, и создавать одну (!) новую привычку (или останавливать старую плохую привычку). Когда ты не пытаешься оптимизировать сразу всё, а действуешь по схеме "провести общий анализ" - "идентифицировать одну самую большую opportunity" - "внести в жизнь одно-единственное изменение, чтобы что-то улучшить по выбранному вектору", то всё работает "на ура". Шаг за шагом всё суммарно улучшается. Надо не бояться делать эту работу по анализу заново - ведь если предыдущие уроки "выучены", то в качестве "самых важных" всплывут новые вещи, и это будет потенциал для дальнейшего улучшения. Кроме того, метод периодического анализа автоматически защищает от "невыученных уроков" - если важнейшая проблема всё ещё не решена, она опять всплывёт. Будет обидно за потраченное время на новый анализ и ты постараешься уже решить её наверняка :)

С деньгами я долго придерживался похожего принципа - вёл учёт трат только 1 месяц за 1-2 года, анализировал и менял бюджеты, но последние полтора года у меня слишком сложные финансовые отношения с окружающим миром (жена, бывшая жена и дети, мама) и поэтому месяца в год стало мало, я решил вести постоянный учёт. Свои траты учитываю каждый день, от остальных прошу месячный отчёт по категориям.


Edited at 2014-07-13 11:43 am (UTC)

Я тоже со временем пришёл к похожим выводам. Учитываю по большей части только рабочий процесс, на выходных хронометраж веду поскольку-постольку. В конце каждого дня тоже пишу сколько часов чистого времени работал и сколько из них по основному текущему проекту. Сейчас хочу попробовать приметить одно приложение на айфоне и собрать подробную статистику по количеству времени, затраченному на те или иные виды деятельности, посмотрим к чему это приведёт. Отмечая время, потраченное на сон - экспериментально утсановил, что лично мне для нормальной жизнедеятельности необходимо 8 часов полноценного сна и режим дня с колебаниями плюс/минус час. Не представляю, как всякие "великие люди" спали по 4 часа в сутки, такое чувство, что они лукавят в своих биографиях.

Осознание того факта, что надо осваивать только одну вещь на заданном временном интервале пришло ко мне далеко не сразу. О, сколько лет я пытался 1 час позаниматься слепой печатью, потом 1 англискийм языком, а потом 1 час осваивать технику быстрого чтения! Естественно, что в результате я ничего из задуманного не достигал. Лучше меньше, да лучше.

У меня толчком к ведению детального учёта финансов послужило наличие долга на кредитной карте и желание как можно скорее от него избавиться. Плюс ко всему источники моего дохода носят весьма нерегулярный характер: ученики, у которых я репетиторствую, платят за каждое занятие отдельно, грантовые деньги приходят сразу и по-многу несколько раз в год. Только благодяря учёту финансов можно понять, сколько я зарабатываю в среднем в месяц.

Как "остальные" относятся к тому, что вы просите у них месячный отчёт по категориям? Скупердяем не обзывают? :)

"Осознание того факта, что надо осваивать только одну вещь на заданном временном интервале пришло ко мне далеко не сразу."

Мне тоже. Думаю, как раз в последние лет 5 эта мысль оформилась. Эта же мысль идёт к всевозможным тренингам, презентациям и пр. Не нужно стараться запомнить всё, запомни одну единственную новую вещь. Это очень неинтуитивно, т.к. в момент презентации тебе кажется, что интересных новых вещей штук десять, и все они нужны. Но жестокая правда жизни в том, что если не сосредоточиться строго на одной, то будет ноль, а не десять :)


"О, сколько лет я пытался 1 час позаниматься слепой печатью, потом 1 англискийм языком, а потом 1 час осваивать технику быстрого чтения! Естественно, что в результате я ничего из задуманного не достигал."

То, что ты пишешь - это нормально, если (!) не начинать всё одновременно, а дать недели три между стартом каждой новой вещи. Пишут, что примерно три недели необходимо для того, чтобвы выработать новую привычку, чтобы новое дело перешло в автоматизм. Проблема тут не в том, что мы неспособны двигать много проектов одновременно. Проблема в том, что мы не способны удержать в фокусе слишком много нового. Если что-то новое, оно требует сознательной мысли, дополнительной энергии и дисциплины, а дисциплина это очень ограниченный ресурс. Одно новое (важное) дело каждые три недели - это нормально. Три уже перебор.


У меня очень нерегулярные траты, и только благодаря учёту финансов можно понять, сколько я трачу в месяц :) С заработком проще, хоть и тоже не тривиально (есть обычная зарплата, есть нерегулярные stock grants и есть налоги, которые сложно считаются и мне приходится получать возврат раз в год).

Долг на кредитной карте - знакомо. Самая важная метрика - не сколько осталось по кредитке, а сколько суммарно на всех наличных счетах минус долг по кредитке, потому что именно эта цифра должна расти по мере выхода из долга. Внутримесячные флуктуации на отдельных счетах могут усложнять картину :) Upd.: а в случае нерегулярных доходов, даже этого мало. Надо смотреть на ежемесячные расходы и контролировать именно их. Причём нерегулярные расходы амортизировать помесячно - это тоже важно.


Как "остальные" относятся к тому, что вы просите у них месячный отчёт по категориям? Скупердяем не обзывают? :)

Я не знаю, если честно, я их не спрашивал, как они к этому относятся :) Иногда называют тираном и деспотом, но это не только за месячные отчёты, это вообще :)


Edited at 2014-07-13 09:53 pm (UTC)

Три недели между новыми привычками - это, конечно, интересно, но лично для меня удобнее брать немного проектов и работать над ними основательно. Тут важно соблюсти баланс. Если работать сразу по большому числу направлений, то за выделенный интервал времени будет сделан сравнительно небольшой объём работы, то есть прогресс будет идти медленно. Когда дело движется еле-еле - это очень угнетает и подталкивает к тому, чтобы его бросить. Самых лучших результатов я достигал, когда всё своё время тратил на решение только одной задачи. Мне нравится, когда всё внимание и интерес прикованы только к одной теме, есть чёткая цель, которой надо достичь, и ты к ней планомерно идёшь. Но это идеал и в жизненной суете он, как правило, не достижим.

Финансы я учитываю в замечательной программе iBank. На iPhone очень удобно вводить все текущие транзакции, после чего смартфон синхронизируется с десктопным приложением, где можно посмотреть весьма подробную статистику. Собственно всё то, о чём вы пишете, там можно увидеть. По идее у iBank довольно мощный функционал: он может синхронизироваться с банковскими счетами, рассчитывать всевозможные налоги и так далее. Но все эти опции заточены под Америку и в России не работают, а жаль.

Поделюсь своим мнением и опытом.
1. Хронометраж вести все время способны очень редкие люди, такие как Любищев. Остальным полезно его практиковать время от времени: когда начинаешь применять тайм-менеджмент, после отпуска, после длительного отвлечения от ТМ.Очень важно не противоречить своей личности и не стремиться стать Любищевым.
2. Я тоже пробовала работать с вопросами : мне подарили ежедневник А. Левитаса, который похож на описанную Вами систему. Выдержала два месяца. Отнимает много времени, демотивирует, что надо все переписывать по много раз. Это для меня бала самая неэффективная система.
3. Поскольку я занимаюсь обучением персонала, оценкой и повышением эффективности деятельности, то много работала с разными людьми на предмет внедрения тайм-менеджмента. Пришла к выводу, что наиболее действенны два подхода: 1)создать свою систему ТМ, которая работает под себя; 2) менять подходы с определенной регулярностью. Подробно в комментарии писать не будут . Быстро пост накидаю на эту тему.

Интересный опыт, спасибо!

А можно задать коучинговый вопрос: что самое важное вы получаете от своей системы управления временем, что бОльшего она вам дает в итоге?


У меня сейчас достаточно расслабленный подход к ТМ, наверное. В хронометраже не чувствую необходимости, соответственно, и не веду.

У меня есть несколько долгосрочных проектов, которые идут параллельно, в них периодически появляются задачи (в одном задачи по сути ставятся мне, в остальных я сама занимаюсь постановкой целей и планированием), часть привязана ко времени, часть нет. Исходя из этих списков задач, формируются планы на неделю и на день. Т.е. у меня скорее подход GTD применяется.

Извиняюсь за столь поздний ответ, был в командировке.

Больше всего система учёта временем даёт приятное ощущение контроля над своей жизнью ну и, конечно же, прирост производительности.

остановка после интенсивной и концентрированной деятельности совершенно нормально.Это состояние "маятника" -теперь откат,потом снова будет эффективная деятельность.Нужно отследить сколько времени дляться Ваши "откаты" и приспособиться к ним,планируя на эти периоды что-то увлекательное

У вас такой глобальный подход к делу! Мне вот, например, кажется, что если я буду хронометрировать все-все-все, то мне очень быстро станет стыдно за упущенное время. Но надо хотя бы раз попробовать на неделю.

Из интересного, но к делу неотносящегося, ученые доказали, что если человек начинает вести учет чего бы то ни было в одной сфере жизни (калории, деньги, время), то это автоматически переносится и на другие сферы. Может поэтому вам после подсчета денег стало легче учитывать время...

Edited at 2015-06-29 07:45 pm (UTC)

Учёные доказали? А можно ссылку на статью?

Я это вычитала в книге The power of habit C. Duhigg. Он пришел к выводу, что когда люди избавляются от неприятных привычек в одной сфере и начинают вводить полезные привычки в той же сфере, то все это со временем и должным усилием перекидывается и на другие области.


Спасибо за наводку)

У меня, оказывается, уже есть эта книга причём в переводе на русский)
Надо будет прочитать.

Edited at 2015-07-01 06:36 am (UTC)

  • 1